Kunnanhallitus
Pöytäkirja 13.03.2023/Pykälä 50

KHALL 13.03.2023 § 50  

95/02.08.01/2023  

Kunnanhallitus on 15.06.2020 § 158 päättänyt hankkia Tammelan kunnan palkkahallinnon palvelut 1.10.2020 alkaen tarjouskilpailun voittaneelta Kuntalaskenta Oy:ltä. Hankinnan perusteena oli kokonaistaloudellisin tarjous. Sopimuksen palkkahallintopalvelujen järjestämisestä on allekirjoittanut kunnanjohtaja Kalle Larsson 24.8.2020.

Sopimuskausi on 36 kuukautta ja se alkoi palvelutuotannon käynnistyttyä 1.12.2020, joten sopimuskausi päättyy 30.11.2023. Tilaajalla eli kunnalla on optio muuttaa sopimus toistaiseksi voimassa olevaksi sopimuskauden jälkeen. Option käytöstä on ilmoitettava viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.

Palkkahallintopalveluiden hinta on kiinteä 36 kuukauden sopimuskauden ajan eli 30.11.2023 asti. Kuukausiveloitus on 5 728,80 € eli 68 745 € vuodessa. Sopimuskauden jälkeen palvelun tuottaja voi tarkistaa hintoja siten kuin JYSE 2014 ehdoissa määrätään, kuitenkin siten, että hinnankorotuksesta tulee ilmoittaa neljä (4) kuukautta ennen korotuksen voimaantuloa.

Tilaajalla eli kunnalla on oikeus irtisanoa toistaiseksi voimassa olevaksi muutettu sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla ja palvelun tuottajalla eli Kuntalaskenta Oy:llä kahdentoista (12) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen tulee suorittaa ennen kalenterivuoden päättymistä.

Hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) 2. momentin 1-kohdan mukaan hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos se perustuu hankintamenettelyn aikana tiedossa olleisiin ja hankinta-asiakirjoissa mainittuihin sopimusehtoihin tai niiden muuttamista koskeviin ehtoihin, niiden rahallisesta arvosta riippumatta, ja nämä ehdot ovat selkeät, täsmälliset ja yksiselitteiset, eivätkä ne muuta hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn yleistä luonnetta;

Yhteistyö Kuntalaskenta Oy:n henkilöstön kanssa on ollut sopimuskaudella joustavaa ja asiantuntevaa. Säännöllisesti kuukausittain on järjestetty yhteistyöpalaveri käytännön asioista ja tarvittaessa palkkasihteerin tavoittaa myös hyvin puhelimitse tai sähköpostilla. Ohjausryhmä, johon kuuluvat kunnanjohtaja, henkilöstöpäällikkö ja Kuntalaskennan toimitusjohtaja on kokoontunut vähintään neljä kertaa vuodessa arvioimaan palvelun laatua.

Palvelun tuottamiseen käytettävä Populus -järjestelmä toimii teknisesti hyvin, mutta sen lomakkeiden käytettävyydessä on kehitettävää. Lomakkeiden kehittämistyötä tehdään yhdessä ohjelmatoimittaja CGI:n ja Kuntalaskenta Oy:n palkka-asiantuntijoiden kanssa.

Integraatiot kunnan muihin, kuten taloushallinnon ohjelmiin, on saatu toimimaan. Henkilöstö, erityisesti esihenkilöt, ovat oppineet ohjelman käytön sopimuskauden aikana suhteellisen hyvin.

Palkkahallintopalveluiden kilpailutus lyhyeksi sopimuskaudeksi ei ole tarkoituksenmukaista, koska prosessi on pitkä ja sillä on vaikutuksia lähes kaikkiin kunnan tietojärjestelmiin sekä koko henkilöstöön. Palkkahallinnon ja siihen liittyvän henkilöstöhallinnon ohjelman käyttöönotto on iso, koko henkilöstöä koskeva projekti, joten pitkäjänteinen perehdytys ja kehitystyö vaativat aikaa ja henkilöstöhallinnon resursseja kunnassa. Kilpailutuksesta ja palveluntuottajan vaihtamisesta aiheutuisi kunnalle merkittäviä kustannuksia.

Kuntalaskenta Oy:n palvelun laatu on hyvä ja Populus- henkilöstöhallinnon ohjelma soveltuu kunta-alan palkanmaksuun, joka on erittäin vaativaa useiden eri työehtosopimusten (KVTES, OVTES, TS) määräysten vuoksi.

Valmistelija: Henkilöstöpäällikkö Leena Ahola, puh. 050 569 6348

Esittelijä:  Kunnanjohtaja

Päätösehdotus: Kunnanhallitus päättää

1)     käyttää option muuttaa Kuntalaskenta Oy:n määräaikaisen, palkanlaskentapalveluita koskevan sopimuksen toistaiseksi voimassaolevaksi 1.12.2023 ja

2)     oikeuttaa kunnanjohtajan allekirjoittamaan toistaiseksi voimassaolevan sopimuksen Kuntalaskenta Oy:n kanssa 1.12.2023 alkaen.

Asian käsittely: Henkilöstöpäällikkö Leena Ahola oli läsnä kokouksessa asian käsittelyn ajan klo 17.23-17.31 esittelemässä asiaa. Hän poistui kokouksesta ennen päätöksentekoa.

Päätös:  Kunnanhallitus hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti. 

Ote:  Kuntalaskenta Oy, henkilöstöpäällikkö, kunnanjohtaja