Kunnanhallitus
Pöytäkirja 18.12.2023/Pykälä 229

KHALL 09.10.2023 § 174 

15.11.2021 valtuustossa annettiin valtuustoaloite koskien kunnan taloushallinnon järjestelmiä. Osana aloitteen perusteluissa on nostettu esiin kustannustekijät.

Aloitteessa tuotiin mm. esiin, että Tammelan kunta maksaa vuosittain yli 100.000 euroa taloushallinnon ja muiden järjestelmien toimittamisesta ja ylläpidosta. Vuosina 2018-2020 laskutus on jokaisena vuotena ollut yli 130.000 euroa. Aloitteessa myös todetaan, että tiedossa ei ole, milloin kunnan taloushallinnon järjestelmät on viimeksi kilpailutettu tai tehty markkinakartoitusta eri vaihtoehtojen välillä.

Aloitteessa pyydettiin;

1)     selvittää markkinoilla olevat vaihtoehdot sekä niiden toiminnallisuus ja kustannustaso,

2)     kartoittaa kuntien nykytilanne: kehityskohteet, käytössä olevat ohjelmistot ja tulevaisuuden tavoitetila.

Talouspalveluissa on myös tunnistettu haasteita nykyisen järjestelmän toiminnallisuuden kanssa. Nykyisestä järjestelmästä ja sen toiminnallisuuksista on keskusteltu toimialojen kanssa ja keskusteluissa on noussut esiin järjestelmän vanhanaikaisuus, hitaus ja hankalakäyttöisyys, hinnoittelumalli ja järjestelmästä puuttuvat nykyaikaiset toiminnallisuudet. Erityisesti budjetoinnin, laskutuksen, ostolaskujen käsittelyn ja raportoinnin osalta on tunnistettu tarve saada toiminnallisempi järjestelmä. Lisäksi nykyisen ohjelmistotoimittajan tukipalveluiden taso on heikkoa. Vuonna 2022 maksettiin taloushallinnon järjestelmien osalta noin 60 000 €. Järjestelmätoimittaja on myös sopimuskumppanina muissa mm. varhaiskasvatuksen järjestelmässä sekä vesikanta-järjestelmässä.

Talouspalvelut aloitti markkinavuoropuhelut taloushallinnon järjestelmätoimittajien kanssa loppuvuodesta 2022 ja markkinavuoropuheluita on jatkettu vuonna 2023. Keskusteluja käytiin eri toimittajien kanssa ja tutustuttiin eri toimijoihin ja markkinoilla oleviin ratkaisuihin. Markkinavuoropuheluista kävi ilmi, että markkinoilla on tarjolla kuntasektorille nykyaikaisia, toiminnoiltaan parempia, helppokäyttöisiä ja pitkälle automatisoituja ratkaisuja SaaS-palveluna.

Nykyinen ohjelmisto on asennettu kunnan palvelimelle. SaaS-palvelun edut: SaaS-ratkaisulla vältetään palvelinasennukset ja toimittaja vastaa mm. ohjelmiston ylläpidosta, päivityksistä ja tietoturvasta. Selainpohjaista ohjelmistoa on mahdollista käyttää monilla eri laitteilla, riippumatta ajasta ja paikasta. SaaS-palvelu on myös kustannustehokkain tapa ottaa uusi ohjelmisto käyttöön.

Edellä mainittuihin asioihin perustuen talouspalvelut aloittivat uuden taloushallinnon järjestelmän hankintaprosessin. Ohjelmiston vaatimusmäärittely ja laadun arviointi valmisteltiin yksityiskohtaisesti ja tukipalveluista ja palveluhallinasta tehtiin erillinen kuvaus. Hankintaprosessissa on ollut tukena ulkoinen hankintakonsultti. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta ja hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista 1397/2016. Hankintailmoitus on julkaistu sähköisesti Cloudia-hankintajärjestelmässä ja Hilma hankintailmoitukset.fi sivustolla 22.9.2023.

Hankinnan ulkopuolelle on rajattu palkkahallinto, jonka osalta kunnanhallitus päätti 15.06.2020 hankkia Tammelan kunnan palkkahallinnon palvelut Kuntalaskenta Oy:ltä. Yhteistyö Kuntalaskennan kanssa on ollut joustavaa ja 13.3.2023 kunnanhallitus päätti käyttää sopimuksessa olevan option ja jatkaa kuntalaskennan kanssa toistaiseksi voimassaolevalla sopimuksella.

Taloushallinnon järjestelmähankinnan tavoitteena on saada kokonaisedullinen sekä toiminnallisuuksiltaan paremmin palveleva järjestelmä. Lisäksi automatisoitu ja nykyaikainen ohjelmisto mahdollistaa taloushallinnon prosessien uudistamisen ja tehostamisen. Taloushallinnon järjestelmähankinta tukee Tammelan kunnan strategian mukaisia arvoja vastuullisuudesta ja uudistumisen tahdosta. Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja ehdoissa kiinnitettiin erityistä huomiota toiminnallisuuteen, hintaan sekä palvelutasoon. Hinnan ja laadun suhde määriteltiin siten, että hinta 55 % ja laatu 45 %.

Saatujen tarjousten perusteella hankintapäätös tuodaan kunnanhallitukselle päätettäväksi vuoden 2023 aikana.

Valmistelija: Talous- ja hallintojohtaja Taavi Leinikka, puh. 050 599 1140

Esittelijä:  Kunnanjohtaja

Päätösehdotus: Kunnanhallitus päättää lähettää selvityksen tiedoksi valtuustolle ja esittää, että valtuusto toteaa aloitteen loppuun käsitellyksi.

Asian käsittely: Talous- ja hallintojohtaja Taavi Leinikka oli läsnä kokouksessa klo 17.31-18.01 välisen ajan esittelemässä vastausta valtuustoaloitteeseen sekä järjestelmähankintaprosessia. Hän poistui kokouksesta ennen päätöksentekoa.

Päätös:  Kunnanhallitus päätti yksimielisesti palauttaa asian valmisteluun. 

Ote:  Talous- ja hallintojohtaja

KHALL 18.12.2023 § 229  

386/00.01.03/2021  

Tammelan kunta pyysi tarjouksia taloushallinnon järjestelmistä SaaS-palveluna, vuoden 2024 alusta alkaen.

Hankinta toteutettiin EU-kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä (CPV KOODI 72260000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät. Tarjouspyyntö julkaistiin www.tarjouspalvelu.fi sivuilla. Ilmoitus numero 476045. Hankinnasta sai esittää kysymyksiä 4.10.2023 klo 12 mennessä.

Vastaukset esitettyihin kysymyksiin ja hankinnan korjausilmoitus julkais-tiin 9.10.2023. Määräaikaan 25.10.2023 klo 12 mennessä, tarjouksen toimitti Administer Oyj.

Tarjoukset tarkastettiin ja vertailtiin tarjouspyynnössä ilmoitetun mukai-sesti kolmessa (3) vaiheessa. 1) Tarjoajien kelpoisuuden tarkastus

Tarkastuksessa todettiin, että tarjoaja täyttää tarjoajalle asetetut kelpoi-suusvaatimukset. 2) .              Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastus

Tarkastuksessa todettiin, että Administer Oyj antama tarjous sisältää pyydetyt tiedot ja on tarjouspyynnön mukainen. 3) Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu.

Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, painottaen hinta 55 pistettä, laatu 45 pistettä.

Tarkastuksen yhteydessä todetaan, että Administer Oyj:n tarjous ylittää hankintaan varatut määrärahat.

Tarjouspyyntöasiakirjat ja kriteerit määriteltiin tarkasti ja tämä vaikutti todennäköisimmin siihen, että saatiin vain yksi tarjous, joka on myös kalliimpi kuin varatut määrärahat.

Toteutetun markkinavuoropuhelun perusteella on kuitenkin perusteltua jatkaa taloushallinnon järjestelmien uusimista ja lieventää joiltakin osin hankinnan kriteerejä jatkossa.

Oheismateriaalit: Tarjouspyyntö

Tarjouspyynnön liite 2 Ohjelmiston vaatimusmäärittely ja laadun arviointi

Tarjouspyynnön liite 4 Käyttöönottoprojektin ehdot ja periaatteet

Tarjouspyynnön liite 5 Palvelukuvaus ja palveluhallinta

Valmistelija: Talous- ja hallintojohtaja Taavi Leinikka, puh. 050 599 1140

Esittelijä:  Kunnanjohtaja

Päätösehdotus: Kunnanhallitus päättää

1)     esittää valtuustolle, että se hyväksyy selostusosan mukaisen lausunnon valtuustoaloitteeseen.

2)     , että Tammelan kunnan taloushallinnon järjestelmän kilpailutus keskeytetään, koska hankintaan varattu määräraha ylittyy,

3)     , että mahdolliset uudet kilpailutusasiakirjat tuodaan kunnanhallituksen käsiteltäväksi ennen julkaisua ja

4)     esittää valtuustolle, että valtuusto toteaa valtuustoaloitteen loppuun käsitellyksi.

Asian käsittely: Talous- ja hallintojohtaja Taavi Leinikka oli läsnä kokouksessa klo 16.53-17.07 esittelemässä asiaa sekä vastaamassa kunnanhallituksen kysymyksiin. Hän poistui kokouksesta ennen päätöksentekoa.

Päätös:  Kunnanhallitus hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti. 

Ote:  Administer Oyj, talous- ja hallintojohtaja