Kunnanhallitus
Esityslista 15.09.2025/Asianro 169

KHALL 15.09.2025    

251/07.01.03/2025  

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) on ollut voimassa 1.1.2020 alkaen. Lain 19 §:ssä säädetään tietoaineistojen sähköiseen muotoon muuttamisesta ja saatavuudesta seuraavaa: ”Jos asiakirja saapuu viranomaiselle muussa kuin sähköisessä muodossa, on se muutettava sähköiseen muotoon, jos asiakirja on säädetty pysyvästi säilytettäväksi taikka lailla tai lain nojalla arkistoitavaksi. Viranomaisen laatimat asiakirjat säilytetään sähköisesti.” Lain 19 §:ää on sovellettu 1.1.2022 alkaen.

Asiakirjat voidaan Kansallisarkiston vaatimusten mukaan tehdyn asianmukaisen digitoinnin jälkeen säilyttää ja arkistoida vain digitaalisessa muodossa. Poikkeuksena ovat vain harvat aineistot, joiden analogisella muodolla voidaan katsoa olevan kulttuurihistoriallista arvoa.

Tammelan kunnan toimialoilla on eri arkistotiloissa, ns. väliarkistoissa, paperisia asiakirjoja. Päätearkistoon siirretään arkistoitavat asiakirjat, eli niin sanottu pysyvästi säilytettävä aineisto. Päätearkiston olosuhteet eivät täysin vastaa Kansallisarkiston arkistotiloja koskevia määräyksiä ja ohjeita. Sähköisen arkiston käyttöönotolla mahdollistetaan uuden syntyvän aineiston arkistointi vain sähköisesti. Tammelan kunnassa on jo vuodesta 2021 alkaen ollut esillä sähköisen arkistoinnin hankinta ja käyttöönotto.

Tammelan kunnassa on käytössä Innofactor Oy:n Dynasty asianhallintajärjestelmä ja tiedonohjausjärjestelmä (TOJ). Asianhallintajärjestelmällä tuotetaan kunnan hallinnon asiakirjat, kuten esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset. Tiedonohjausjärjestelmässä hallinnoidaan asiakirjojen ja aineistojen metatietoja, esimerkiksi asiakirjojen säilytysaikoja.

Innofactor Oy:ltä on pyydetty tarjous Dynasty Arkiston käyttöönotosta. Dynasty Arkisto on Sähke2 -sertifioitu säilytysjärjestelmä, joka täydentää Dynasty-tuoteperheen siten, että sillä pystytään kattamaan asiakirjojen koko elinkaari. Dynasty Arkiston avulla viranomainen voi toteuttaa aineistojensa sähköisen säilyttämisen tiedonhallintalain edellyttämällä tavalla. Järjestelmän käyttöönottokustannukset muodostuvat käyttöoikeuslisenssistä (kertamaksu), vuosittaisesta ylläpitomaksusta sekä käyttöönottopalveluista.

Vuoden 2025 talousarviossa on määrärahavaraus sähköisen arkiston hankintaan.

Valmistelija: Hallintopäällikkö Jaana Jokikoivu-Hiukkamäki, p. 040 809 5455

Esittelijä:  Kunnanjohtaja

Päätösehdotus: Kunnanhallitus päättää

1.      , että Tammelan kuntaan hankitaan sähköisen arkistoinnin säilytysjärjestelmä,

2.      todeta, että hankintapäätöksen tekee talous- ja hallintojohtaja Tammelan kunnan hallintosäännön 26 §:n mukaisen toimivallan perusteella ja

3.      sähköinen säilytysjärjestelmä otetaan käyttöönottoprojektin jälkeen joka toimialalla käyttöön.

Päätös: