Kunnanhallitus
Pöytäkirja 29.01.2024/Pykälä 5

KHALL 29.01.2024 § 5  

50/07.03.02/2024  

Talouspalveluissa on tunnistettu haasteita nykyisen taloushallinnon järjestelmän toiminnallisuuden kanssa. Nykyisestä järjestelmästä ja sen toiminnallisuuksista on keskusteltu toimialojen kanssa ja keskusteluissa on noussut esiin järjestelmän vanhanaikaisuus, hitaus ja hankalakäyttöisyys, hinnoittelumalli ja järjestelmästä puuttuvat nykyaikaiset toiminnallisuudet. Erityisesti budjetoinnin, laskutuksen, ostolaskujen käsittelyn ja raportoinnin osalta on tunnistettu tarve saada toiminnallisempi järjestelmä. Lisäksi nykyisen ohjelmistotoimittajan tukipalveluiden taso on heikkoa. Vuonna 2022 maksettiin taloushallinnon järjestelmien osalta noin 60 000 €. Järjestelmätoimittaja on myös sopimuskumppanina muissa mm. varhaiskasvatuksen järjestelmässä sekä vesikanta-järjestelmässä. Loppuvuodesta 2023 toimittaja ilmoitti 7,5 %:n hinnankorotuksesta.

Talouspalvelut aloittivat markkinavuoropuhelut taloushallinnon järjestelmätoimittajien kanssa loppuvuodesta 2022 ja markkinavuoropuheluita käytiin vuoden 2023 aikana. Keskusteluja käytiin eri toimittajien kanssa ja tutustuttiin eri toimijoihin ja markkinoilla oleviin ratkaisuihin. Markkinavuoropuheluista kävi ilmi, että markkinoilla on tarjolla kuntasektorille nykyaikaisia, toiminnoiltaan parempia, helppokäyttöisiä ja pitkälle automatisoituja ratkaisuja SaaS-palveluna, mutta toimittajat ovat kohtalaisen isoja ohjelmistotaloja. Yksi vaihtoehto on myös rakentaa nykyisen järjestelmän "päälle" budjetointi ja raportointityökaluja, mutta tämä nostaisi kokonaishintaa entisestään.

Tammelan kunta pyysi tarjouksia taloushallinnon järjestelmistä SaaS-palveluna siten, että käyttöönotto olisi vuoden 2024 alusta alkaen.  Hankinta toteutettiin EU-kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä (CPV KOODI 72260000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät. Määräaikaan 25.10.2023 klo 12 mennessä, tarjouksen toimitti Administer Oyj.

Tarkastuksen yhteydessä todettiin, että Administer Oyj:n tarjous ylittää hankintaan varatut määrärahat.

Toteutetun markkinavuoropuhelun perusteella on kuitenkin perusteltua jatkaa taloushallinnon järjestelmien uusimista koska haasteet nykyisen järjestelmän osalta eivät ole poistuneet ja loppuvuonna ilmoitettu hinnankorotus oli myös merkittävä.

Osana markkinavuoropuhelua kunta on keskustellut Softwave-yhtiön kanssa yhtiön Opiferus-taloushallinnon sovelluksen osalta. Kokonaisvaltaista kuntien taloushallinnon järjestelmää kehitetään yhtiössä ja käyttöönoton on alustavasti tarkoitus tapahtua vuoden 2026 alkupuolella. Kehittämisessä on kuntakenttä mukana ja tällä hetkellä 2 kuntaa on mukana pilottina. Tammelan kunnalla on mahdollista lähteä myös mukaan pilottiin. Softwaven kanssa käytyjen keskustelujen ja esittelyiden pohjalta, olisi mahdollista saada kuntaan edullisempi, käyttäjäystävällisempi ja tehokkaampi ratkaisu taloushallinon osalta.

Pilottina toimivat kunnat saavat alennusta varsinaisen käytön osalta sekä erillistä käyttöönottoprojektia ei tultaisi tarvitsemaan. Erillisten käyttöönottoprojektien hinta on useita kymmeniä tuhansia normaalisti. Pilottiin mukaan lähteminen ei sido kuntaa ja lopullinen päätös tulee tehdä vasta pilotoinnin jälkeen.

Oheismateriaalit: Tarjous pilotointiprojekti Opiferus

  Esittely Opiferus taloushallintoratkaisusta

Valmistelija: Talous- ja hallintojohtaja Taavi Leinikka, puh. 050 599 1140

Esittelijä:  Kunnanjohtaja

Päätösehdotus: Kunnanhallitus hyväksyy esitetyn tarjouksen pilotoinnista ja päättää että Tammelan kunta lähtee mukaan pilottiin. Talous- ja hallintojohtaja nimeää kunnan asiantuntijan kuntien asiantuntijoista koostuvaan ryhmään.

Asian käsittely: Talous- ja hallintojohtaja Taavi Leinikka oli läsnä kokouksessa §:ien 5-11 asioiden esittelyn ajan klo 18.41-19.36. Hän poistui kokouksesta ennen päätöksentekoa.

Päätös:  Kunnanhallitus hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.

Ote:  Talous- ja hallintojohtaja, Softwave Ohjelmistot Oy