Kunnanhallitus
Pöytäkirja 18.09.2023/Pykälä 168

KVALT 31.05.2021    

Ilkka Tuovinen luki Meidän Tammelan ja valtuutettujen Minna Nissilän, Tuomo Tuovisen ja Eero Puran allekirjoittaman valtuustoaloitteen:

Yksi kuntaviestinnän perustehtävistä on päätöksistä tiedottaminen. Sopimalla yhteiset, julkisuusmyönteiset pelisäännöt, voimme varmistaa kaikkien sidosryhmien, kuten kunnan henkilöstön, toimituksellisen median, luottamushenkilöiden sekä kuntalaisten tasapuolisen kohtelun päätösviestinnässä.

Kunnassa vallitseva käytäntö on, että tehdyistä päätöksistä ei saisi puhua, ennen kuin tarkastettu pöytäkirja on julkinen. Viranhaltijat päättävät itsenäisesti mitä ja milloin tiedotusvälineille kerrotaan päätöksistä. Tämä tarkoittaa, että päätösten käsittely julkisuudessa, asioiden taustoittaminen ja ylipäätään kaikki julkinen poliittinen keskustelu päätöksistä on mahdotonta ennen pöytäkirjan julkaisua. Käytäntö ei palvele mediaa eikä sovellu nykyaikaan.

Vastaavasti valmistelussa olevien asioiden suhteen toimintamallit ovat epäselviä. Usein merkittävää julkista mielenkiintoa herättävät selvitykset, raportit ja analyysit tulevat julkisiksi vasta kokousten esityslistaliitteinä, jos silloinkaan. Tiedotusvälineistä saa välillä lukea haastatteluja ja artikkeleita merkittävistä asioista, joiden taustoja ei ole päätöksentekijöillekään jaettu. Miten luottamushenkilöt voivat ottaa osaa julkiseen keskusteluun, kun asiaan liittyviä selvityksiä ei ole annettu tiedoksi? Rakentava keskustelu edellyttää tiedollista tasa-arvoa.

Esitämme kehittämisen ensimmäiseksi askeleeksi päätösviestinnän kehittämistä. Kunnan kaikissa toimielimissä sekä merkittävissä viranhaltijapäätöksissä, joihin voi olettaa kohdistuvan julkista mielenkiintoa, tulee ryhtyä noudattamaan julkisuusmyönteistä toimintamallia.

Liite: Valtuustoaloite pöytäkirjaviestinnästä kohti julkisuusmyönteistä kuntaa

Päätös: Kunnanvaltuusto päätti lähettää valtuustoaloitteen kunnanhallitukselle valmisteltavaksi.

KHALL 14.06.2021 § 156 

Päätösehdotus: Kunnanhallitus päättää lähettää valtuustoaloitteen hallintopäällikön valmisteluun.

Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti päätösehdotus.

KHALL 18.09.2023 § 168  

152/07.02.00/2021  

Kuntalain (410/2015) 29 §:ssä säädetään kunnan viestinnästä seuraavaa:

"Kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. Kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu."

Kunnan viestintää toteutetaan eri kanavien kautta. Kunnan verkkosivut ovat keskeisessä roolissa viestittäessä kunnan palveluista, taloudesta ja päätöksenteosta. Verkkosivuilla kerrotaan kuntalaisten osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksista kuten kuntalaisaloitteiden tekemisestä. Kunnan verkkosivut ovat myös tärkeä kanava viestittäessä ajankohtaisista asioista. Esimerkiksi tällä hetkellä verkkosivujen kautta on mahdollisuus seurata uuden yhtenäiskoulun rakentamisen vaiheita viikoittain julkaistavien tiedotteiden avulla. Samoin liikuntahallin rakentamisvaiheita on ollut mahdollisuus seurata verkkosivujen välityksellä.

Kunnan verkkosivuilla julkaistaan lautakuntien, kunnanhallituksen ja valtuuston esityslistat liitteineen niiden valmistuttua. Julkaistavassa materiaalissa huomioidaan se, että salassa pidettäviä tietoja ei julkaista yleisessä verkossa ja muutoinkin yksityisyyden suoja toteutuu henkilötietojen käsittelyssä. Kuntaliitto on todennut, että esityslistojen ja liiteaineistojen helppo saatavuus esimerkiksi kunnan verkkosivuilla heti esityslistan valmistuttua lisää valmistelun avoimuutta. Lisäksi esityslistat toimitetaan lehdistölle siten kuin kukin toimielin on päättänyt. Esimerkiksi kunnanhallituksen ja valtuuston esityslista toimitetaan Forssan Lehden toimitukseen, Hämeen Sanomien toimitukseen sekä Ylen Hämeenlinnan toimipisteeseen.

Tammelan kunta viestii myös aktiivisesti sosiaalisessa mediassa eli Facebook, Instagram, YouTube ja TikTok ovat kunnalla käytössä olevia sosiaalisen median kanavia. Kuntaan on laadittu vuonna 2019 somestrategia, sen sijaan viestintästrategiaa ei vielä ole. Viestintästrategia käsittäisi kaiken kunnan viestinnän ja siinä määritettäisiin esimerkiksi viestintätavoitteet, ohjeet sisäiseen viestintään, ohjeet ulkoiseen viestintään ja myös viestintävastuut. Viestintävastuiden osalta on tällä hetkellä sovittu periaatteeksi se, että kunnanjohtaja hoitaa kunnan ulkoisen viestinnän. Muutoin viestintävastaavaa ei ole nimetty.

Kuntalain 140 §:n mukaan valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä. Kunnan muun viranomaisen pöytäkirja pidetään vastaavasti yleisesti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Kuntalaissa tarkoitettuja muita viranomaisia ovat mm. viranhaltijat.

Tammelan kunnassa on toistaiseksi toimittu kuntalain säännöksen mukaisesti, eikä tarkastamatonta pöytäkirjaa ole julkaistu verkkosivuilla. Pöytäkirjat pyritään tarkastamaan nopealla aikataululla kokouksen jälkeen, esimerkiksi kunnanhallituksen ja valtuuston kokoukset ovat pääsääntöisesti maanantai-iltaisin ja pöytäkirja julkaistaan verkkosivuille torstaiaamuna. Lehdistö sen sijaan saa tietoa päätöksistä heti kokouksen jälkeen niin halutessaan. Käytännössä kunnanjohtaja soittaa toimitukseen kokouksen päätyttyä. Yle Hämeenlinnan käytäntö on se, että he lähettävät jo ennen kokousta sähköpostitse tiedustelun, saavatko päätöksen jostakin asiasta/joistakin asioista heti kokouksen jälkeen ja heille on päätös lähetetty sähköpostitse. Mikäli käsittelyssä on ollut asioita, jotka vaativat nopeaa reagointia, tältä osin päätöksistä viestitään jo ennen varsinaisen otteen lähettämistä. Lautakuntien osalta päätöstiedottamisen hoitaa kunkin lautakunnan esittelijä.

Valtuuston kokoukset ovat julkisia kuntalain 101 §:n mukaisesti, jollei kokouksessa ole käsittelyssä lailla salassa pidettäväksi säädettyä asiaa tai mikäli valtuusto jonkin painavan syyn vuoksi päättää jossakin asiassa toisin. Tammelan valtuuston kokoukset myös striimataan, joten jokaisen halukkaan on mahdollista seurata kokousta ja päätöksentekoa reaaliajassa.

Viranhaltijapäätösten osalta julkisuusperiaatetta noudatetaan julkaisemalla verkkosivuilla päätökset, joihin muutoksenhakuoikeus on myös kuntalaisella. Viranhaltijalla on toki mahdollisuus julkaista myös sellaisia päätöksiä, jotka kokevat palvelevan yleistä tiedonsaanti-intressiä. Pääsääntöisesti julkaistavia päätöksiä ovat henkilöasioista mm. virka- ja työsuhteeseen ottaminen, virantoimitusvelvollisuuden muuttaminen, viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen sekä hankintapäätökset. Päätöksen julkaisu on tarpeellinen eritoten siksi, että päätös tule lainvoimaiseksi ennen kuin päätös on ollut asianmukaisesti nähtävänä verkkosivuilla. Tammelan kunnassa henkilöstössä on ollut viime vuosina vaihtuvuutta ja myös asianhallintajärjestelmää on päivitetty. Tästä syystä on havaittu perehdytystarvetta viranhaltijapäätösten laadintaan sekä niiden julkaisemiseen.

Suomen perustuslain (731/1999) 12 §:n mukaan viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta. Julkisuusperiaatteen ja julkisuusmyönteisyyden toteuttamisessa on huomioitava, että asiakirjojen julkisuutta säännellään julkisuuslaissa (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999). Kyseisessä laissa säädetään myös salassa pidettävistä asiakirjoista. Tiedon antamiseen saattaa vaikuttaa myös tietosuojasääntely.

Luottamushenkilöllä on kuntalain 83 §:n perusteella oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja, joita toimiessaan luottamushenkilönä pitää tarpeellisena. Luottamushenkilön tietojensaantioikeus ulottuu julkisten tietojen lisäksi niihin tietoihin, jotka eivät vielä ole tulleet julkisiksi. On huomioitava kuitenkin se, että salassapitosäännökset rajoittavat tietojensaantioikeutta. Toimielimen jäsenenä luottamushenkilöllä on oikeus niihin salassa pidettäviin tietoihin, jotka kuuluvat hänen varsinaisen tehtävänsä hoitamiseen ja jotka ovat tarpeen päätöksenteon perusteena käsiteltävänä olevassa asiassa.

Lautakunnat toimivat tietyissä asioissa valmistelevana elimenä kunnanhallituksen käsittelyyn tulevissa asioissa. Kunnanhallituksen puheenjohtajalla on läsnäolo- ja puheoikeus lautakuntien kokouksissa. Tammelassa kunnanhallitus on valinnut edustajansa ja tämän varahenkilön kuhunkin lautakuntaan. Myös heillä on lautakuntien kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus, mutta ei äänioikeutta. Tätä kautta kunnanhallituksen tietoon on mahdollisuus saada lautakuntien käsittelyssä olleita asioita.

Yhteenveto

Tammelan kunnassa on kiinnitetty huomiota viestinnän ja tiedottamisen kehittämiseen. Viestintästrategiaa ei toistaiseksi ole, samoin viestintävastaava puuttuu. Ulkoinen viestintä on tällä hetkellä kunnanjohtajan tehtävänä. Positiivisena asiana voi todeta, että Tammelan kunta viestii monessa eri kanavassa. Verkkosivujen osalta tosin kaivataan selkeyttämistä ja myös määritettyjä toimintatapoja. Syksyn aikana käynnistyy kulttuuri- ja viestintäkoordinaattorin rekrytointi. Uuden henkilön tehtäviin tulee kuulumaan kunnan viestinnän koordinointi ja kehittäminen, joten toivottavasti kehittämistyö pääsee käyntiin ensi vuonna.

Julkisuusmyönteisyyttä toteutetaan kuntalain mukaisesti. Yhteydenpitoa mediaan on lisätty myös päätösviestinnän osalta. Medialle toimitetaan sähköpostitse tieto toimielinten kokouksista ja esityslista. Kunnan verkkosivuilla tiedotetaan ajankohtaisista asioista. Perehdytystarpeita on havaittu olevan mm. viranhaltijapäätösten laatimiseen ja niiden julkaisemiseen liittyen. Kunta näyttäytyy aktiivisesti myös sosiaalisen median kanavissa. Luottamushenkilöiden kanssa avointa keskusteluyhteyttä ja vuorovaikutusta pidetään tärkeänä, ja tähän on myös kiinnitetty huomiota.

Viestinnän toteuttamisessa on huomioitava usean eri lainsäädännön, kuten kuntalaki, tietosuoja-asetus, tietosuojalaki, julkisuuslaki, hallintolaki ja erityislainsäädännön asettamat vaateet. Erityislainsäädännöstä esimerkiksi maankäyttö- ja rakennuslaki edellyttää, että kunnassa laaditaan kerran vuodessa kaavoituskatsaus ja siitä tiedotetaan tarkoituksen kannalta sopivalla tavalla.

Valmistelija: Hallintopäällikkö Jaana Jokikoivu-Hiukkamäki, puh. 040 809 5455

Esittelijä:  Kunnanjohtaja

Päätösehdotus: Kunnanhallitus päättää esittää valtuustolle, että se hyväksyy selostusosan mukaisen lausunnon valtuustoaloitteeseen ja toteaa sen loppuun käsitellyksi 

Päätös:  Kunnanhallitus hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.