Kunnanhallitus
Pöytäkirja 25.04.2022/Pykälä 124

KHALL 25.04.2022 § 124  

218/00.01.01.00/2021  

Laki kuntalain muuttamisesta (419/2021) on tullut voimaan 26.5.2021. Kuntalain (410/2015) kokonaistarkastelun seurauksena kuntalain taloutta, hallintoa sekä kuntien yhteistoimintaa koskevia säännöksiä on muutettu. Osa laissa säädetyistä muutoksista on tullut voimaan tuolloin 26.5.2021, mutta osassa muutoksissa on ollut siirtymäsäännökset vuoden 2021 loppuun saakka. Kuntalain (410/2015) hallintosääntöä koskevaa pykälää 90 on täydennetty siten, että 1f -kohtaan on lisätty sopimusten hallinta ja 2l -kohtaan tiedonhallinnan järjestäminen.

Tiedonhallintalain (906/2019) 2 §:n mukaan tiedonhallinnalla tarkoitetaan viranomaisten tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä viranomaisen tietoaineistojen, niiden käsittelyvaiheiden ja tietoaineistoihin sisältyvien tietojen hallinnoimiseksi riippumatta tietoaineistojen tallentamistavasta ja muista käsittelytavoista.

Kunnat ja kuntayhtymät ovat tiedonhallintalaissa tarkoitettuja tiedonhallintayksikköjä, joiden tehtävä on järjestää tiedonhallinta vaatimusten mukaisesti. Tiedonhallintayksikön johtona toimii pääsääntöisesti kunnanhallitus. Johdon on huolehdittava siitä, että tiedonhallintaan liittyvien tehtävien vastuut on määritetty.

Asiakirjahallinto ohjaa, valvoo ja kehittää asiakirjatietojen tuottamista, käsittelyä, säilyttämistä, hävittämistä ja arkistointia sekä pitää hakumenetelmien avulla asiakirjatiedot helposti saatavilla.

Hallinnon julkisuusperiaatteen mukaan viranomaisen asiakirjat ovat julkisia ja niiden salassapidosta säädetään lailla. Tietosuojasääntelyn velvoitteilla toteutetaan yksityisyyden suojaa henkilötietoja käsiteltäessä.

Tammelan hallintosääntö sisältää asiakirjahallinnon järjestämisestä maininnan kunnanhallituksen tehtäväluettelossa, mutta sitä ei ole täsmennetty tämän enempää. Sekä tiedonhallinnan että asiakirjahallinnon järjestäminen on lisätty hallintosääntöön luvuksi 5 sisältäen §:t 82-85. Tästä syystä aiemmin hyväksytyn hallintosäännön lukujen ja pykälien numerointi muuttuu, eli aiempi luku 5 Kokousmenettely muuttuu luvuksi 6 jne.

Sopimusten hallinta tarkoittaa johtamisen keinoja, joilla luodaan tavoitteet, toteutetaan ohjausta ja seurataan kunnan sopimuksiin liittyvää kokonaisuutta. Sopimusten hallintaa koskevat määräykset koskevat esimerkiksi sopimuksiin liittyvää toimivaltaa, vastuita, ohjeiden antamista ja sopimusten valvontaa sekä riskien hallintaa.

Kuntaliitto on antanut seuraavan määräyksen ja perustelun sopimusten hallinnasta:

Kunnanhallitus vastaa sopimusten hallinnan ja sopimusvalvonnan järjestämisestä, antaa tarkemmat ohjeet sopimushallinnasta sekä määrää sopimusten vastuuhenkilöt toimialallaan. Lautakunta määrää sopimusten vastuuhenkilöt toimialallaan.

Edellä oleva Kuntaliiton määräys on lisätty Tammelan kunnan hallintosääntöön lukuun 7 Talous pykäläksi 116.

Valmistelija: Hallintopäällikkö Jaana Jokikoivu-Hiukkamäki, puh. 040 809 5455

Päätösehdotus: Kunnanhallitus päättää hyväksyä hallintosääntöön esitetyt lisäykset ja  muutokset tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon sekä sopimusten hallinnan osalta 1.8.2022 voimaan tulevaan hallintosääntöön. Kunnanhallitus päättää esittää nämä lisäykset ja muutokset edelleen valtuustolle hyväksyttäväksi.

Käsittely kokouksessa:

  Hallintopäällikkö Jaana Jokikoivu-Hiukkamäki esitteli asiat § 122 - 126
  kokouksessa kello  17.59 - 18.41 ja poistui ennen päätöksentekoa.

Päätös:  Hyväksyttiin yksimielisesti päätösehdotus.