Kunnanhallitus
Pöytäkirja 21.02.2022/Pykälä 58

KHALL 21.02.2022 § 58  

Kunnanhallitus myönsi 15.3.2021 § 60 täyttöluvan uuden hallintosihteerin toimeen keväällä 2021. Perusteena tuolloin oli toisen hallintosihteerin eläköityminen vuoden 2022 syksyllä, sekä toisen hallintosihteerin työvapaalle jääminen.

Työvapaalla olleen hallintosihteerin osalta ei vapaan päättyminen olekaan toteutunut, joten suunniteltu tilanne on tältä osin muuttunut. Työvapaan venyminen on aiheuttanut sen, että alkuperäinen suunnitelma hallintosihteereiden tehtävien järjestelyistä ei toteutunut eli eläköityvän hallintosihteerin tehtäviä ei ole lähdetty siirtämään keväällä 2021 palkatulle hallintosihteerille.

Eläkoityvän hallintosihteerin osalta on myös työssäolon aikataulu tarkentunut. Hänellä olevien vuosilomien johdosta työssäolo on päättymässä heti toukokuun 2022 jälkeen ja tämän lisäksi hän on myös työskennellyt osa-aikaisesti.

Tekninen toimi on talousarvion 2022 laadinnan yhteydessä tarkastellut hallintosihteereidensä rooleja sekä heille kuuluvia tehtäviä ja on päätynyt siihen, että työmäärä vastaa nykyiselläänkin jo noin kahden ja puolen hallintosihteerin tehtävää. Nyt teknisen toimen tehtävien osalta tekemättä on esimerkiksi arkistoon liittyvät tehtävät, jotka ovat olleet pääosaltaan projektihenkilön hoidossa. Koska teknisen toimen mittamies irtisanoutui syksyllä 2021, ovat kaikki mittaustyöt siirtyneet projektihenkilölle. Yhdessä kartta-asioiden kanssa projektihenkilön nykyinen tehtävä on hänelle kokoaikainen, joten arkistoon liittyvät tehtävät eivät hänen toimesta enää ole edenneet.

Uutena alkava sähköinen rakennuslupakäsittely tulee työllistämään hallintosihteereitä, lupakäsittelyyn tarvittava sähköinen arkistointi on jäämässä kunnan hoidettavaksi. Teknisen toimen osalta on myös osoitteisiin liittyviä korjaustoimia tekemättä, nykyisellään hallintosihteerin osalta tehdään vain muutostietojen ilmoittaminen.

Edellä olevan pohjalta voidaan todeta, että teknisen toimen hallintosihteerien työmäärä nykyisellään ylittää varatut resurssit. Tästä syystä tekniseen toimeen tulee avata kolmas uusi hallintosihteerin toimi toistaiseksi voimassa olevana, kuten vuoden 2022 talousarvion laadinnan yhteydessä on suunniteltu.

Hallintosihteeri toimi tulee avata hakuun niin, että uusi hallintosihteeri on käytettävissä yhtäjaksoisesti eläköityvän hallintosihteerin kanssa, jotta tehtävien perehdytys kyetään toteuttamaan yhdessä työruuhkan purun kanssa. Uuden hallintosihteerin tulisi olla käytettävissä viimeistään toukokuun 2022 alussa.

Perehdytyksen yhteydessä myös hallintosihteereiden rooleissa tehdään käytännön uudelleentarkasteluja. Esimerkiksi lautakuntien pöytäkirjanpitäjän roolit jaetaan niin, että toinen hallintosihteeri vastaa ympäristölautakunnan kokousjärjestelyistä ja toinen hallintosihteeri vastaa teknisen lautakunnan kokousjärjestelyistä.

Hallintosäännön 36. kohdan mukaan kunnanhallitus päättää toistaiseksi voimassa olevien toimien ja virkojen täyttöluvista.

Valmistelija: Tekninen johtaja Jari Kauppi, puh. 040 8611 788

Päätösehdotus: Kunnanhallitus päättää myöntää täyttöluvan teknisen toimen vakinaiselle hallintosihteerille.

Päätös:  Hyväksyttiin yksimielisesti päätösehdotus.