Kunnanhallitus
Pöytäkirja 09.08.2021/Pykälä 175

KHALL 14.06.2021 § 146 

Tammelan kunta on päättänyt hankkia kirjastoauton, joka tulee Tammelan kunnan ja Forssan kaupungin yhteiseen käyttöön myöhemmin solmittavan sopimuksen mukaan. Forssa on jo sitoutunut ostamaan pysäkkiajasta 40-50%. Kirjastoauton alusta on kilpailutettu aiemmin. Alusta on ns. korkealattiainen linja-autoalusta, jonka päälle kori rakennetaan. Korin, samoin kuin alustan, tulee täyttää Suomen kirjastoseuran kirjastoautotyöryhmän laatiman Kirjastoauton tekniset laatusuositukset -asiakirjan suositukset. Näin taataan kirjastoauton turvallisuus ja laatu.
 

Kilpailutuksessa pyritään ottamaan huomioon tuleva kirjastoauton käyttö kahden kunnan alueella, kahdessa vuorossa ajaen. Tällöin on tärkeää, että aineistoa voidaan vaihtaa tai täydentää helposti, myös kesken päivän. Kaikkiaan muunneltavuus, hyllytilan maksimoiminen, asiakkaiden omatoimisen asioinnin mahdollistaminen sekä hyvä työergonomia on pyritty ottamaan huomioon.
 

Tästä syystä tarjouspyynnössä on mm. melko suuri määrä siirrettäviä pyörällisiä hyllymoduuleita, korkeussäädettävä pöytä lainausautomaatille ja korkeussäädettävä palvelupisteen pöytä. Takaosaan pyritään saamaan Tammelan luontoteemaan sopivaa puunrunkoa muistuttavaa kaarta elävöittämään auton yleisilmettä.
 

Kirjastoauton toimintaa pyritään laajentamaan mm. erilaisten vierailijoiden avulla. Ohjaamotilaa voidaan jatkossa käyttää pienenä vastaanottotilana, esim. terveydenhoitajan tai muun asiantuntijan vieraillessa. Tästä syystä on kiinnitetty huomiota ohjaamon varusteluun. Jotta kirjastoautoa voitaisiin käyttää paremmin erilaisissa tapahtumissa, on tarjouspyyntöön sisällytetty markiisi tuomaan lisää käyttömahdollisuuksia myös kirjastoauton edessä ulkona.
 

Optioina pyydetään hinta lisätilaa tuovalle erkkerille sekä katolle sijoitettavalle aurinkosähköjärjestelmälle. Optiot eivät ole mukana hintavertailussa.

Liitteet:  1. Tarjouspyyntö kirjastoautonkori
 2. Kirjastoauton tekniset laatusuositukset

3. Lapsivaikutusten arviointi

Lapsivaikutusten arviointi (Kvalt 60 §, 23.9.2019)

Päätöksen lapsivaikutukset: On

Valmistelija: Kirjastonjohtaja Soili Ojanen, puh. 050 409 8093

Päätösehdotus: Kunnanhallitus päättää käynnistää kirjastoauton korin kilpailutuksen  liitteenä olevan tarjouspyynnön mukaan.

Käsittely kokouksessa: Kirjastonjohtaja Soili Ojanen esitteli § 145-147 asiat kokouksessa kello 16.04 - 16.26 ja poistui ennen päätöksentekoa.

Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti päätösehdotus.

KHALL 09.08.2021 § 175  

Kirjastoauton korin tarjouspyyntö julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -palvelussa sekä julkisten hankintojen Hilma-palvelussa 17.6.2021. Kyseessä on EU-hankintarajan ylittävä kilpailutus. Kilpailutus tehtiin avoimella menettelyllä. Tarjousten jättöaika päättyi 23.7.2021 klo 10. Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti Kiitokori Oy.

Tarjoaja on kelvollinen ja tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

Tarjouspyyntöön ei luotu pisteytystä, vaan kaikki kriteerit olivat ehdottomia vaatimuksia. Lisäksi pyydettiin mm. piirustukset ja selvitykset eri kohtien kriteerien toteuttamisesta. Tarjoaja toimitti liitteenä olevan teknisen erittelyn, jossa em. selvitykset ovat.

Tarjousten tuli täyttää Suomen kirjastoseuran kirjastoautotyöryhmän laatiman Kirjastoauton tekniset laatusuositukset: yleisiä suunnitteluperusteita kirjastoautoa hankkiville (13.11.2020) -asiakirjan suositukset. Tarjoajia pyydettiin ilmoittamaan korin kokonaishinta, jonka tuli kattaa kori pyydettyine kriteereineen. Valinnan perusteena oli näin ollen hinta.

Kiitokorin tarjous on 363.000,00 euroa.

Erikseen hinnoiteltavana optiona pyydettiin erkkeriä, jonka Kiitokori tarjosi hintaan 50 900,00 euroa. Toisena optiona pyydettiin aurinkosähköjärjestelmää, jonka Kiitokori tarjosi hintaan 3.500,00 euroa.

Erkkeri tarkoittaa kirjastoauton vasemmasta sivusta sähkökäyttöisesti ulosajettavaa lisäosaa, joka ulottuu 70 cm ulos ja on 3 m leveä.

Aurinkosähköjärjestelmänä Kiitokori tarjoaa katolle liimattavia folio-tyyppisiä aurinkokennoja integroituna Li-Ion-akkujen latausohjausjärjestelmään. Kahdella aurinkokennolla on tehoa 2 x 485 W. Tämän arvioidaan riittävän ainakin valaistuksen ja näyttöjen tarvitseman sähkön tuottamiseen.

Kirjastoautot ovat erikoisajoneuvoja, joita Suomessa valmistaa linja-autoalustalle ainoastaan Kiitokori. Kiitokori on myös johtava kirjastoautojen valmistaja Pohjoismaissa. Toinen suomalainen valmistaja Conlog tekee kirjastoautoja kuorma-autoalustalle. Tämä vaihtoehto karsittiin jo alkuvaiheessa tarkoituksiimme sopimattomampana, eikä se vaikuta hintaan. Alusta on kilpailutettu aiemmin ja sen toimittaa Oy Volvo Ab.

Alustan hinta on 85.000 euroa. Se rakennetaan ja maksetaan vuonna 2021. Tammelan kunta on saanut Opetus- ja kulttuuriministeriötä erityisavustusta 117.500 euroa kirjastoauton hankintaan. Avustus on jo maksettu Tammelan kunnalle. Alustan hankinta maksetaan saadusta avustuksesta ja yli jäävä osuus jää käytettäväksi vuonna 2022.

Alustan ja korin lisäksi on varattava n. 12.000 euroa muihin hankintoihin. Näitä ovat mm. lainausautomaatti asennuksineen, kirjastoauton ulkoasun suunnittelu sekä teippausten painattaminen.

Kirjastoauton kokonaishinnaksi muodostuu 460.000 euroa sisältäen alustan, korin (ilman optioita) sekä muut hankinnat. Avustus kattaa tästä 117.500 euroa, jolloin omarahoitusosuudeksi jää 342.500 euroa. Erityisesti korin hinta on ennakoitua korkeampi. Tarjouspyynnössä on edellytetty, että yksityiskohdat kirjastoauton varustelusta neuvotellaan tarjoajan kanssa, jonka jälkeen voidaan solmia hankintasopimus. Tällöin pidetään huolta, että 460.000 euron kokonaishinta ei ainakaan ylity tai että voidaan esim. hankkia kestävän kehityksen mukainen optiona pyydetty aurinkosähköjärjestelmä, mikäli sen hinta saadaan karsittua muusta varustelusta.

Kirjastoauto tulee Forssan ja Tammelan yhteiseen käyttöön. Aiemmin on päätetty, että Forssa maksaa osuutensa kirjastoauton hankinnasta 10 vuoden aikana poistojen kautta, sisältäen mahdollisen koron. Lisäksi Forssa maksaa osuutensa käyttökustannuksista (polttoaineet, huollot, vakuutukset ym.). Forssan on aiemmilla päätöksillä sitoutunut käyttämään 40-50% kirjastoauton pysäkkiajasta, ja kaupungin osuus kustannuksista muodostuu tämän prosenttiosuuden mukaan. Forssan kanssa on keskusteltu saadun tarjouksen jälkeen ja sivistysjohtaja on katsonut, ettei noin 20.000 euroa korkeampi kustannus ole este hankinnalle.

Kilpailutuksen asiakirjat ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen sekä asianosaisjulkisia hankintapäätöksen jälkeen (JulkL 621/1999).

Liite: 1. Tarjousten avauspöytäkirja

Valmistelija: Kirjastonjohtaja Soili Ojanen, puh. 050 409 8093

Päätösehdotus: Kunnanhallitus päättää

1. että kirjastoauton alusta hankitaan ainoan tarjouksen jättäneeltä Kiitokori Oy:ltä

2. että Kiitokorin kanssa neuvotellaan ja tarkennetaan kirjastoauton varustelu ennen hankintasopimuksen solmimista

3. että kirjastoauton kokonaiskustannukset eivät ylitä 460.000 euroa, ja

4. esittää kunnanvaltuustolle, että vuoden 2022 investointiohjelmaan varataan 342.000 euroa kirjastoauton hankintaan.

Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti päätösehdotus.